Tata Arsip

Pengertian arsip yang berkembang selama ini memiliki pengertian yang sempit. Kebanyakan, jika kita berbicara mengenai arsip maka persepsi kita akan menuju ke deretan dokumen-dokumen yang tersusun dalam sebuah atau banyak lemari-lemari buku atau lembaran-lembaran surat yang sengaja disimpan.

Arsip adalah segala sesuatu yang tertulis, bergambar dan terekam yang berisikan penjelasan mengenai suatu hal atau informasi dari suatu peristiwa yang digunakan untuk membantu ingatan dan/atau dapat dijadikan pedoman. Contoh arsip diantaranya :

Formulir

Kartu Tanda Penduduk (KTP)

Surat Ijin Mengemudi (SIM)

buku catatan pelajaran

slip gaji

akte kelahiran

ijazah

buku pelajaran

Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK)

dan lain sebagainya.

Pengertian Tata Arsip

Tata Arsip berkaitan dengan pengelolaan dan tata cara penyimpanan arsip. Beberapa ahli berpendapat adanya 25 macam pola pengelolaan tata arsip baik yang berlainan arti maupun yang memiliki kesamaan arti. Pola pengelolaan tersebut telah dipersempit ke menjadi tujuh pola pengelolaan untuk memudahkan pemahaman. terdapat 7 pengelolaan arsip yaitu :

Penciptaan

Pemahaman

Pencetakkan

Pengiriman

Pembacaan

Penyusunan

Penyimpanan

Penyimpanan Arsip

Dalam penyimpanan arsip, terdapat enam sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan dalam pengelolaan arsip :

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad nomor

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan pokok masalah

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan lokasi/wilayah

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, baik tanggal terima arsip atau tanggal dibutanya arsip tersebut.

Alat Penyimpanan Arsip

Setiap organisasi, lembaga atau perusahaan memiliki alasan yang berbeda saat melakukan penyimpanan arsip tergantung bidang serta kebutuhannya.

Kaitan Tata Arsip dengan TI

Sejalan dengan perkembangan TI, telah banyak software yang berkaitan dengan pengelolaan arsip (tata arsip) secara elektronik.

Software Database / Basis Data

Contoh :

Microsoft Access

MySQL

Oracle

dll